22 tips til din næste telefoniske jobsamtale

Der er virkelig ikke noget mere givende end at få et svar fra en ansøgning, du har sendt til dit drømmejob, hvor du bliver kontaktet for en samtale. Ikke alene gav alt dit hårde arbejde – at redigere dit CV, skrive selve ansøgningen, testprofiler og udfylde endeløse formularer – pote, men du kommer endelig til at møde den person (eller personer), der ansætter til din drømmestilling. Eller i det mindste høre deres stemme.

Før du går fra ekstatisk til panisk og spekulerer på, hvordan i alverden du skal imponere ved samtalen, har vi samlet alle de tips til telefonsamtaler, du nogensinde kunne få brug for til at forberede dig.

Tips 1-13: Før dit telefoninterview

  1. Få klarhed over detaljerne
  • Det betyder, at du skal vide:
  • Tidspunktet for din telefonsamtale
  • Præcis hvem du vil tale med og deres rolle (hvis der er mere end én person, så find ud af, hvilken rækkefølge du skal tale til dem i)
  • Hvilket nummer de ringer fra
  • Hvilket nummer de vil ringe til dig på (hvis du har to eller flere telefonnumre)
  • Eventuelle andre kontaktoplysninger du kan få brug for, hvis du misser opkaldet (såsom deres e-mail eller virksomhedens hovednummer)

Hvis dette ikke blev skrevet til dig i mailen, så spørg bare! Der er ikke noget galt i at få klarhed over noget, der påvirker begge jeres tidsplaner (og du vil være taknemmelig for, at du ikke skulle håndtere et ubesvaret opkald eller møde, der startede sent).

Du kan sende følgende e-mail:

Hej [navn],

Jeg glæder mig til at tale med dig den [dato]! Jeg ville bare dobbelttjekke klokkeslættet for vores samtale, og hvilket nummer du ringer fra. Sig endelig til, hvis der er andet, du har brug for fra mig, inden vores samtale.

På forhånd tak!

[Dit navn]

Eller du kan følge op på dine tidligere samtaler med:

Hej [navn],

Jeg vil lige bekræfte vores samtale den [dato], og at mit telefonnummer er [telefonnummer]? Lad mig vide, hvis dette tidspunkt ikke er korrekt.

Tak,

[Dit navn]

Hvis du har brug for at ændre tidsplanen uanset årsagen, så brug denne e-mail-skabelon og vær proaktiv – med andre ord, vent ikke til sidste sekund med at annullere, hvis du kan undgå det.

  1. Lav din research

Behandl samtalen som enhver anden jobsamtale – og forbered, forbered, forbered. Alt for mange mennesker går ind til en telefonsamtale i den tro, at forberedelse ikke er så vigtigt, eller at de kan klare den uden problemer. Ofte ender samtalerne derfor med, at de snubler over deres svar og ødelægge deres chancer.

Tag først et kig på jobbeskrivelsen for præcist at forstå, hvilken rolle du interviewer til, og hvad ansættelseslederen kan spørge dig om over telefonen.

Så fordyb dig lidt i virksomheden. Gennemse deres hjemmeside, Google dem for at samle nogle af de seneste nyhedsopdateringer, læs deres medarbejderudtalelser på andre websteder, og scroll gennem deres sociale medier. Få en fornemmelse af ikke kun, hvad din specifikke rolle ville indebære, og hvad teamet gør, men virksomhedens historie, mission og overordnede kultur. Dette vil hjælpe dig med at udarbejde skræddersyede svar til samtalen og stille tankevækkende spørgsmål.

  1. Øv dine svar (og at tale i telefon)

Næste tip på listen er at forberede svar på alle de spørgsmål, du forventer at blive stillet. Øv dig i at besvare disse almindelige samtalespørgsmål og samle to til tre spørgsmål, som du kan stille ansættelseslederen til allersidst.

Men at forberede sig til en telefonsamtale handler ikke kun om at udarbejde svar på forudsigelige spørgsmål, du kan blive stillet. Det handler også om at vide, hvordan man formidler disse svar over telefonen. Så hvis du vil sikre dig, at du gør den rigtige form for indtryk, skal du ringe til en ven og få vedkommende til at lytte til dine svar og give feedback.

  1. Forbered dig på spørgsmål med hensyn til din lønforventning

Ja, dette kan dukke op, især hvis telefonsamtalen er et indledende screeningopkald med HR. Så du vil gerne have et godt svar klar (hvis de ikke spørger, skal du ikke selv bringe det op før en senere samtalerunde).

Find ud af, hvad du er værd ved at bruge en lønberegner og læse lønstatistikker. Øv derefter, hvordan du vil formidle denne anmodning.

  1. Udarbejde et cheat sheet

Al denne information skal ikke kun at være inde i dit hoved. Ét, fordi det ikke behøver – det smukke ved telefonsamtaler er, at du kan have noter lige foran dig, uden at intervieweren har nogen anelse. Og to, fordi vi ofte glemmer vigtige informationer, når vi er nervøse, så hvorfor sætte dig selv i den situation, at du glemmer alt?

Tag den research, du har lavet, de svar, du har forberedt, og de spørgsmål, du har, og skriv dem ned i en notesbog, på en Post-it eller i et dokument på én side (vi har endda lave et cheat sheet til dig!). Og hold dig til punktopstillinger – du ønsker bestemt ikke at læse dine svar af som et manuskript. Det vil bare få dig til at lyde uægte og helt ærligt gøre samtalen mere stressende.

  1. Udskriv andre relevante dokumenter

Ud over dit cheat sheet kan det måske hjælpe også at udskrive en kopi af dit CV og ansøgning, samt enhver anden information, du mener, du måske skal henvise til (såsom din lønundersøgelse). Den ansættende leder kan muligvis nævne pointer, du har fremlagt i disse dokumenter, og det er derfor en fordel at have disse dokumenter foran dig som reference.

  1. Saml dit værktøj

Dette kan bestå af:

  • En oplader
  • Hovedtelefoner
  • En notesblok og en kuglepen/blyant (eller en bærbar computer, hvis det er sådan du foretrækker at tage noter – bare lad være med at bruge hele samtalen på at taste i et væk, da det kan være distraherende)
  • En vandflaske
  • Et legetøj at lege med (hvis det hjælper dig med at fokusere – fx en fidget-terningen)
  1. Klæd dig på til samtalen

Det lyder sikkert tiltalende at afholde telefonsamtalen i dit nattøj eller lounge wear, men at klæde sig ordentligt på til samtalen kan faktisk øge din selvtillid. Så modstå trangen til at gå rundt i joggingbukser og vælg et outfit, der får dig til at føle dig som den type person, der kunne besidde dette job. Eller i det mindste et outfit, der er behageligt nok og stadig får dig til at føle dig professionel.

  1. Find et roligt, behageligt og bekvemt sted

Derhjemme kan det betyde, at du låser dig selv inde i et værelse, der er væk fra familien og kæledyr. På arbejdet kan det betyde, at du booker et mødelokale, finder en kaffebar i nærheden eller nøjes med din bil eller en stille sidegade. Uanset hvor du beslutter dig for at tage hen, skal du afprøve det en dag eller to forinden for at få styr på alle fornødenheder – et behageligt sted at sidde (hvis tilgængeligt); minimale forstyrrelser, afbrydelser eller gangtrafik; god telefonservice; og en stikkontakt, hvis det er muligt.

  1. Fjern alle distraktionerne

Dette går hånd i hånd med at finde dit ideelle sted for telefonsamtalen. Book tid i din kalender, så folk ved, at de ikke kan genere dig i det tidsrum (og gør begivenheden privat eller giv den et falsk navn, så din chef ikke finder ud af, hvad du har gang i), lås din soveværelsesdør, så dine børn ikke kommer valsende ind, og dæmp eventuelle notifikationer på din telefon eller bærbare computer. Hvis du er på et offentligt sted, så prøv at vende dig væk fra et vindue eller mod en væg, så du ikke bliver distraheret af folk, der går forbi, eller ting, der sker omkring dig.

Og – dette er nøglen – brug hovedtelefoner! De vil minimere omgivende støj og hjælpe dig med at fokusere yderligere på samtalen – og kun samtalen.

Et godt tip: Lad være med at spise eller tygge tyggegummi under din samtale. Hvis du foretrækker det, så sæt et glas vand ved siden af ​​dig, når din mund begynder at blive tør.

  1. Forbered dig på de værst tænkelige scenarier

Din telefon løber tør for strøm. Din samtale løber over tid, og nogen forsøger at komme ind i dit mødelokale. Du bliver distraheret og mister tråden. Du glemmer alt, hvad du har øvet dig på, og du har ingen ting at sige.

Det er usandsynligt, at disse ting sker, men at vide, hvad du kan forvente, kan hjælpe dig med at overvinde din værste frygt og reagere proaktivt, hvis du har brug for det.

At have det væsentlige på plads – som en telefonoplader og dit cheat sheet – kan gøre underværker for din selvtillid. Og hvis du er bekymret for, at du løber over tid, så sørg for at booke lokalet 15-30 minutter ekstra før og efter det planlagte tidspunkt.

At være bange for at tale i telefon er normalt, så hvis det er din største bekymring, er det bedste, du kan gøre at øve dig – igen og igen, indtil intet kommer bag på dig.

  1. Indstil en venlig (og professionel) telefonsvarerbesked

Ideelt set tager du faktisk telefonen, når ansættelseslederen ringer. Men hvis du af en eller anden grund ikke kan det, vil du gerne gøre det bedste indtryk, du kan offline – og det betyder, at du skal indtale en professionel voicemail-besked.

Prøv noget som: “Hej, du har nået [dit navn]. Jeg er ked af, at jeg gik glip af dit opkald. Efterlad venligst en besked, så vender jeg tilbage til dig så hurtigt som muligt. Tak!”

  1. Oplad din telefon og test, at den virker

Du bør helt sikkert sørge for, at din telefon er ladet fuldt op inden samtalen. En time (eller deromkring) før din samtale er planlagt til, skal du også sørge for, at den fungerer korrekt, og signalet er OK ved at ringe til en ven eller et familiemedlem og spørge, om du går ordentlig igennem.

 

Tips 14-19: Under din samtale

  1. Start stærkt ud

For det første det væsentlige: Vær klar til tiden og tag telefonen på det andet eller tredje ring.

Derefter handler det om at naile din introduktion. Du kan starte med noget som “Hej, det er [Dit navn]” eller “Hej [Navn], dette er [Dit navn]. Tak fordi du ringede, det er dejligt at tale med dig.” Dybest set vil du gerne sige noget, der vil sætte den rigtige tone fra start. At sige “What is up?” eller ikke gøre det klart, at det er dig, der taler, vil straks få ansættelseslederen til at stille spørgsmålstegn ved din professionalisme og kommunikationsevner.

  1. Hav upåklagelige manerer (og sørg for at smalltalke)

Du behøver ikke at gå direkte til sagen – i hvert fald ikke hvis modparten ikke gør det. Spørg dem gerne, hvordan deres dag går, tal om vejret eller din weekend, eller prøv en samtalestarter, hvis det virker naturligt. At deltage i smalltalk er en høflig og nem måde at holde den gode stemning kørende og skabe en relation til den ansættende leder – bare hold det kort og forretningsmæssigt passende.

Også, hvis der opstår en form for afbrydelse eller baggrundslyd, så undskyld og adresser det – det er bedre at holde pause end at fortsætte uvidende, mens den ansættende leder anstrenger sig i den anden ende for at prøve at forstå, hvad du siger. Hvis baggrundsstøj er uundgåelig, skal du mute dig selv, når du ikke taler.

  1. Tag imod pauserne

Med teknologi kommer alle mulige akavede sociale øjeblikke – forsinkede eller overlappende svar er en af dem. Så vær ikke bange for øjeblikke af stilhed – det er OK at lade samtalen ånde lidt.

Når den ansættende leder stiller et spørgsmål, så vent et sekund eller to, før du besvarer dem for at sikre, at de er færdige med at tale. Hvis du ikke kan høre dem, så sig høfligt: ​​”Undskyld, kan du gentage spørgsmålet?” eller “Bare for at være sikker på, at jeg forstod dig, spurgte du om [spørgsmål]?”

Og hvis de afbryder dig, så stop med at tale for at lade dem blive færdige, før du taler igen. Hvis de gør dette, har de enten tekniske vanskeligheder, eller også ønsker de at fokusere samtalen igen. Du vil gerne efterlade et godt indtryk, så sørg for at tilsikre at alt, hvad du siger, bliver tydeligt hørt og forstået.

  1. Sørg for, at der er glæde i din stemme

En af de største fejl, folk begår i telefonsamtaler, er ikke at lyde energisk og spændte nok. Fordi personen ikke kan se dig, skal du arbejde ekstra hårdt for at vise, at du er begejstret for stillingen og mødet med dem.

For at hjælpe med at formidle dette, brug bevægelser og smil, mens du taler. Begge vil automatisk tilføre følelser i din stemme. Rejs dig og gå rundt, hvis det holder dig energisk. Og hvis noget er sjovt, så grin! Det er tilladt!

Selvfølgelig vil du gerne balancere dette ved ikke at lyde falsk. Hold øje med, hvor højt du taler, og prøv at sænke lydstyrken, når du synes, at du bliver for animeret. Øvelse og at få feedback fra jævnaldrende kan hjælpe med at naile det.

  1. Men tal langsomt

Selvbevidsthed er afgørende, når du taler i telefon. Med kun din stemme til at bære dig igennem, vil du gerne sikre dig, at alt, hvad du siger, er klart og kortfattet – så fang dig selv, når du begynder at mumle eller tale for hurtigt.

  1. Lyt (og lyd som om du lytter)

Vær ikke den person, der får ansættelseslederen til at gentage deres spørgsmål igen og igen – det er irriterende for alle involverede. Vær opmærksom, øv dig aktivt i at lytte, og lad være med at multitaske (a.k.a., lad være med at arbejde på noget andet eller læse dine noter igennem, mens den anden person taler). Det betyder at gentage relevante punkter (skriv dem ned, hvis du virkelig vil huske dem) og brug fyldord som “hm”, “OK”, “ja” og “rigtigt” for at udtrykke, at du tager det ind.

Tips 20-22: Efter din telefonsamtale

  1. Skriv vigtige punkter ned

Brug et minut eller to, efter du har lagt røret på, til at notere de sidste ting, du vil huske fra samtalen. Måske nævnte de et nyt produkt, de lancerede, som du gerne vil tjekke ud, eller noget om den kultur, du vil følge op på via e-mail, eller en person at kontakte. Du vil ikke fortryde at have dem på skrift, når du skriver din takkebesked eller går ind i den næste runde af samtaler.

  1. Send en takkebesked

Gør dette, og gør det kort efter dit opkald! Samme dag er ideel, dog senest en dag efter. Der er flere punkter, der her er gode at berøre:

  • Tak dem for at tale med dig
  • Fremhæv samtaleemner, der vakte særlig interesse
  • Fremhæv din passion for stillingen og virksomheden igen
  • Hold det kort og godt

Her er et eksempel:

Hej [navn],

Det var dejligt at tale med dig over telefonen i dag. Jeg nød virkelig at lære mere om [virksomheden]s mission om at hjælpe folk med at finde deres drømmejob, og nød især at diskutere din vision for at udvide forbrugerproduktet. Jeg er meget begejstret for at blive en del af jeres team.

Jeg ser frem til at høre fra dig vedrørende det næste skridt, men lad mig vide, hvis der er andre oplysninger, jeg kan give i mellemtiden.

Alt det bedste,

[Dit navn]

  1. Følg op, hvis du ikke hører tilbage

Hvis du ikke hører fra ansættelseslederen indenfor en uge eller deromkring, så tøv ikke med at følge op for at se, hvor de er i processen. De er muligvis stadig i gang med samtaler og har derfor ingen status til dig, men ved at tjekke ind holder du dig top of mind, når de går for at indsnævre kandidater.

Det kunne se sådan ud:

Hej [navn],

Jeg håber alt er godt hos dig! Det var rigtig hyggeligt at tale med dig i sidste uge.

Jeg ville bare følge op og se, hvor du er i ansættelsesprocessen til stillingen som (xxx). Jeg er stadig meget interesseret i og begejstret for denne mulighed, så lad mig vide, hvis der er andet, du har brug for fra mig for at hjælpe med at træffe din beslutning.

Jeg glæder mig til at høre fra dig.

Med venlig hilsen

[Dit navn]

Er samtalen med en recruiter?

Hvis din telefonsamtale er med en recruiter, der fandt dig via LinkedIn eller en anden kilde, er det fantastisk! Så er der nemlig et par ting, du skal have i tankerne.

For det første er dette stadig en samtale. Det bør ikke være en formel samtale (de fleste samtaler skal ikke være superformelle), men du bør stadig lave din research, øve dig i nogle svar og forberede dine egne spørgsmål. Og du vil gerne udtrykke entusiasme for muligheden og tale med dem – også selvom du faktisk ikke er så interesseret i stillingen (du kan altid afvise den senere).

Du har overhånden i dette scenarie, fordi rekrutteringslederen hepper på din succes. Så brug det til at bede om deres hjælp og forslag til at komme videre til næste runde og klart udtrykke dine intentioner for stilling, som dine lønkrav og ideelle ansvarsområder.

Vil du klædes godt på til din næste jobsamtale? Book et møde i vores kalender, så vi kan få en dialog om, hvordan vi bedst muligt kan forberede dig: https://calendly.com/howtowin/raadgivning