Gode møder kræver, at vi investerer i dem
Return on Meeting Investment er helt afgørende for succes. Det mener Hermann Christensen fra HowToWin. Han har specialiseret sig i, hvordan man gør et møde, kursus eller en konference til en god investering – få de gode råd her:
Hvis et møde, kursus eller en konference ikke er en investering, så skal man ikke afholde det. Men hvordan måler man Return on Meeting Investment, ROMI? Hvad skal der til, før direktionsgangen klapper i hænderne over, at den netop overstået konference bliver set som en god investering frem for en uacceptabel udgiftspost, der bør skæres fra i næste års budget? Det har Hermann Christensen fra konsulentvirksomheden HowToWin regnet på og rådgivet om i en årrække.
Som tidligere direktør på Trinity Hotel og Konferencecenter har Hermann Christensen erfaret, hvor svært nogle virksomheder har ved at se potentialet i at investere i møder, kurser og konferencer. Ordet investering er her et fremmeord. Det hænger naturligvis sammen med, at møder, kurser og konferencer er en stor udgiftspost. Derfor har mødebookere ofte fokus på at indhente den bedste pris på mødepakker på konferencestederne. Men det er et helt forkert fokus, mener Hermann Christensen:
”I forhold til hvor meget det koster en virksomhed at sende medarbejdere på kursus i halvanden dag i bl.a. tabt arbejdsfortjeneste, udgifter til indlægsholdere, transport, materialer, forberedelse, opfølgning og implementering af ny viden m.m., så betyder udgiften til konferencestedet mindre. Netop investeringen på konferencestedet er utroligt afgørende for udbyttet. Mange overser desværre, at konferencestederne kan gøre en afgørende forskel. De har ofte specialiseret sig i at skabe de optimale rammer om møder, kurser og konferencer. De har fokus på at understøtte formålet fra start til slut og kan dermed være med til at optimere deltagernes udbytte. Den viden bør man benytte sig af. Det øger investeringen markant,” siger Hermann Christensen.
Ifølge Hermann Christensen har han gennem en årrække arbejdet med at optimere kosten i forbindelse med konferencer, så hjernen fungerer optimalt efter frokost, designet mødelokaler, som kan understøtte ideudvikling og evnen til at nå bedre resultater i forbindelse med eksempelvis innovations- og strategimøder samt på baggrund af undersøgelser arbejdet med at integrere motion i kursusprogrammet for at stimulere hjernen:
”Starter man et kursus med 20 minutters cirkeltræning, hvor man får pulsen op på 80 procent af ens maksimale kapacitet, så fungerer hjernen mere effektivt 3-4 timer efter. Alligevel er der ingen, som udnytter potentialet for at opnå endnu større udbytte,” siger Hermann Christensen, der mener, at mange virksomheder ikke udnytter mulighederne optimalt til at lave en god investering i møderne.
Tydeligt mål
Inspireret af Brinkhoffs 40-20-40 model mener Hermann Christensen, at ROMI handler om, at virksomheden skal stille flere krav til forberedelse og evaluering, når de afholder møder, kurser og konferencer.
”Alt for ofte står formålet ikke knivskarpt, og så bliver værdien ikke tydelig nok bagefter. Jeg mener, det er hamrende vigtigt altid at spørge sig selv: Hvad er formålet? Hvad er forventningerne? Når du sender en medarbejder på kursus, så skal du definere, hvad han eller hun skal have ud af det. Hvad kan personen bidrage med i organisationen bagefter. Spørg medarbejderne bagefter: ”Fik du det ud af det, som du regnede med?” ”Kan vi implementere det i din afdeling?” Evaluering og implementering er rigtig vigtig. Når du fra start har forventninger til, hvad du vil opnå, så kan du efterfølgende måle værdien, og deltagerne er mere opmærksomme på at opnå det rette udbytte, fordi målet er defineret på forhånd,” siger Hermann Christensen og påpeger, at det forudsætter et ordentligt læringsmiljø i organisationen.
5 gode råd til dit næste møde, kursus eller konference
Sådan får du som deltagerne maksimalt udbytte
1. Forbered dig godt. Kend formålet, og vær bevidst om dit bidrag, og hvad du skal have ud af det.
2. Sørg for at spise og drikke fornuftigt. Undersøgelser viser, at hjernen kan holde fokus og koncentration længere, når vi spiser sundt.
3. Deltag aktivt. Vær bevidst om, hvad du kan bidrage med.
4. Gå en lille tur udenfor i frokostpausen. Det styrker din evne til at fokusere og lytte aktivt.
5. Sørg for at aktivere den nye viden, når det bliver hverdag, så du ikke glemmer den.
5 gode råd til afholdelse af møder, kurser og konferencer
Sådan sikrer I som arrangør størst ROMI
1. Definér et krystalklart mål for organisationen, for afdelingen og for den enkelte.
2. Definér målgruppen – vær bevidst om, hvordan I mest optimalt får budskabet igennem, og dermed hvilke rammer I bør sætte om mødet.
3. Skab variation. Kombinér læring og samvær. Det giver større effekt, at der ikke kun er faglige indlæg. Deltagerne har brug for refleksionspauser, gåture og underholdende indslag.
4. Evaluér altid, om arrangementet har haft den ønskede effekt.
5. Sørg for, at den nye viden bliver implementeret bagefter.
Hermann Christensen er chefkonsulent i HowToWin. Hermann Christensen har fokus på outplacementforløb, udvikling og coaching af ledere.