Indimellem kan det være en god idé at se på sin virksomhed i et nyt perspektiv, hvis man vil undgå at køre på automatpilot. Den 113 år gamle landinspektørvirksomhed med afdelinger i Randers, Aarhus og Rønde er på mange måder velfungerende, men den daglige drift kunne nok optimeres. Virksomheden valgte at gå i samarbejde med konsulentfirmaet HowToWin. Så skete der noget…
Det var i slutningen af 2013, at de to indehaverne af virksomheden Bjørn Christiansen Landinspektører, Anne Kristine Mouritsen og Lars Gorm Andersen, valgte at gå i samarbejde med Kim Holst fra HowToWin.
”Vi har en god og stabil kundekreds, som vi har et godt samarbejde med,” siger Lars Gorm Andersen, ”Men verden ændrer sig, og vi havde en idé om, at vi skulle have nogle udefra til at se på den måde, vi drev virksomhed på. Var der gevinster at hente ved at ændre på de administrative rutiner? Den faglige dygtighed er ikke altid nok. Alternativet kunne være, at vi – som så mange andre i vores branche – skulle fusionere. Men det ønskede vi egentlig ikke. Vi valgte friheden og muligheden for selv at udvikle vor forretning, men med ekstern assistance.”
”Som landinspektører har vi en høj uddannelse på det faglige plan, men det er minimalt, hvad vi lærer om virksomhedsledelse på Aalborg Universitet,” supplerer Anne Kristine Mouritsen.
Processen sættes i gang
”Kernen i virksomheden er jo sund,” siger Kim Holst fra HowToWin. ”Det jeg som udgangspunkt kunne gøre var, at fodre såvel ledelse som medarbejdere med nye tanker og inspiration. Derefter udarbejdede vi over nogle måneder en strategiplan frem mod år 2020.”
Bjørn Christiansen Landinspektører blev i første omgang udfordret på deres økonomisystem. Det resulterede i en webbaseret løsning med en tidssvarende time- og sagsstyring, som minimerede den administrative byrde. Det betød samtidig, at man nu var i stand til at gennemskue, hvad medarbejdere og ledelse reelt brugte tiden på. Og belyse hvad tidsforbruget var på de enkelte opgavetyper. Det lettede arbejdet i bogholderifunktionen i en grad, så der blev plads til andre gøremål. På den konstruktive måde er der også gået lidt konkurrence i at kunne levere de gode løsninger til den rette tid og pris.
Man har indført Lean begrebet i administrationen. ”Det er måske mindre overskueligt, end når det drejer sig om egentlig industriproduktion, men det viste sig – efter en indkøringsperiode – at fungere glimrende. Der spares tid og penge. Der skal være et flow i alle sager, og det var Lean med til at få sat i værk,” siger Kim. Og Anne Kristine kommenterer: ”Vi har altid været hurtige, for det handler det også om, men vi er blevet endnu hurtigere. Hurtigheden, sikkerheden og en mere tryg levering er blevet resultatet. Det handler egentlig om, at mentaliteten og tankerne skal være med i alt, hvad vi foretager os.”
Kim har indført Train the Trainer. Det betyder, at en bestemt medarbejder i virksomheden er ansvarlig for, at programmet kører. Og at der konstant bliver fulgt op. Formålet er igen at skabe merværdi for såvel kunder som den enkelte medarbejder. Og at kunne give et venligt og opmuntrende klap på skulderen, hvis en sag er ved at gå i stå. ”Dermed opnår medarbejderne ejerskab til processen, for konsulenter kommer og går, men medarbejderne består,” siger han.
Advisory Board
”Vi har også etableret et advisory board,” forklarer Lars. ”Anne Kristine, Kim og jeg mødes cirka 10 gange om året og følger udviklingen og de skibe, vi har sat i søen. Noget af det handler også om at være mere udadvendte og netværksorienterede. Vi tror mere på netværk end de mere traditionelle klubber og loger. I øjeblikket tror vi også mere på et advisory board end på en egentlig, professionel bestyrelse. Et advisory board er mere uformel, og i kraft af de flere møder, vi holder, er vi i stand til at handle hurtigere på nye udfordringer. Endelig så tror vi da på, at Kim Holst kan mere end en hel bestyrelse til sammen,” siger Lars Gorm Andersen med et stort smil.